成本核算角度
交通费用方面：查看其收取的差旅费中交通费用是否与实际的出行方式及行程相符。比如，若工作人员是乘坐经济舱往返项目地与工厂所在地，那对应的机票价格可以通过各大航空公司官网或正规票务平台查询进行比对，看其收费是否在合理区间；若是乘坐高铁，同样可参照铁路部门公布的票价标准来核实。若展览工厂声称采用包车等特殊交通方式，需查看包车合同、发票等凭证，确保费用合理，不存在虚高情况。
住宿费用方面：了解项目所在地的酒店住宿市场行情，一般可以通过在线旅游平台（如携程、去哪儿等）查询同地段、同档次酒店的平均价格水平。如果展览工厂安排工作人员入住当地三星级酒店，那其收取的每晚住宿费应与该地区三星级酒店的常规价格接近，不能远高于市场平均价，同时要查看住宿发票等相关证明文件，核实其真实性。
餐饮补贴方面：参考当地的消费水平以及行业内普遍的出差餐饮补贴标准。不同城市、不同区域的餐饮成本有差异，比如一线城市的中心城区餐饮费用相对较高，但其补贴标准也应在合理范围内，不能过度超出正常出差一天的餐食花销，可通过咨询当地餐饮行业或者参考同行业其他类似项目的餐饮补贴情况来判断。
服务内容与工作量角度
项目规模及复杂程度：根据展览项目本身的规模大小、搭建的复杂程度等来衡量费用合理性。一个大型且搭建要求复杂、涉及众多独特展示元素的展览项目，相比小型简单的项目，展览工厂需要投入更多的人力、物力以及时间成本在外地进行协调和搭建，那么收取相对高一些的远程协调费或差旅费是合理的。反之，如果项目规模很小、搭建简单，却被收取高额的此类费用，那就可能不太合理了。
现场协调工作量：评估展览工厂在外地项目现场需要进行的协调工作的多少。例如，项目所在场馆的管理规定很严格，需要频繁与场馆方沟通协调搭建时间、货物进出通道等诸多事宜，这意味着展览工厂工作人员要花费大量精力在现场协调上，相应地收取的费用高些可以理解；但如果现场协调工作轻松便捷，没什么阻碍，过高的协调费用就值得怀疑了。
市场行情与比较角度
同地区同行业对比：了解项目所在地的展览行业对于外地项目收取此类费用的普遍标准。可以向当地其他有类似项目经验的展览主办方、参展企业等咨询，或者参考一些行业调研报告、统计数据等，看该展览工厂收取的费用是处在行业平均水平上下，还是明显偏高或偏低。如果明显偏离市场平均水平，那就需要进一步探究其合理性。
不同工厂报价对比：在项目筹备阶段，可以向多家展览工厂进行询价，要求他们提供包含外地项目差旅费、远程协调费等在内的详细报价单。对比不同工厂的报价情况，若某家展览工厂的收费远高于其他同类工厂，且服务内容等方面并无突出优势，那其收费合理性就值得考量了。
合同约定与透明度角度
合同条款明确性：查看与展览工厂签订的合同中对于外地项目费用的约定是否清晰明确。比如，费用包含的具体项目、计算方式、支付条件等都应该有详细的规定，若合同条款含糊不清，容易导致后续对于费用合理性产生争议。一个合理的合同应当清楚写明各项费用的构成及依据，便于双方核对和执行。
费用明细提供情况：展览工厂是否能够提供详细、透明的费用明细清单。合理的收费通常伴随着清晰的费用构成说明，能让客户清楚知晓每一笔钱的去向，例如详细列出每次出差的交通、住宿、餐饮等具体花费，以及相应的协调工作对应的成本核算情况等。如果工厂无法提供或故意隐瞒这些明细，那其收取的费用合理性就很难保证。