收取的情况及原因
成本因素考虑：当承接外地项目时，展览工厂需要安排工作人员前往项目所在地进行前期的场地勘查、与当地相关方（比如场馆方、活动主办方等）协调沟通搭建细节、处理现场可能出现的各种临时问题等，这期间产生的交通费用（如机票、高铁票、长途汽车票等）、住宿费用以及餐饮补贴等都属于额外的成本支出。为了保证项目整体的盈利水平，展览工厂通常会将这些差旅费通过合理的方式转嫁给客户，以远程协调费或差旅费等名义进行收取。例如，一个展览工厂位于北京，承接了上海的一个大型展会项目，其工作人员多次往返京沪之间，必然产生不小的交通、食宿成本，就需要向客户收取相应费用来弥补这些花销。
资源调配难度增加：外地项目意味着要在非本地的环境下调配搭建材料、设备以及人力等资源，相较于本地项目，难度有所提升。展览工厂可能需要额外花费精力去协调外地的物流运输、寻找当地可靠的临时合作人员等，这涉及到更多的协调沟通成本，所以会通过收取一定费用来平衡这部分投入。比如，在一些偏远地区开展项目，当地的运输不便，要将搭建材料安全准时送达就需要付出更高的物流成本，这部分也会促使展览工厂考虑收取额外费用。
不收取的情况及原因
项目整体考量：如果展览工厂希望拓展外地业务、打开新市场，或者该项目本身规模较大、利润空间可观，工厂可能会将这些差旅及远程协调成本视为前期的市场投入，自行承担，不额外向客户收取费用，目的是为了赢得客户好感、树立良好的品牌形象，以便后续能获得更多合作机会。例如，一家刚进入外地市场的展览工厂，为了在当地站稳脚跟，即便承接了一个距离较远的项目，也会选择不收取这类额外费用，期望凭借优质且性价比高的服务来吸引更多潜在客户。
合同约定及合作模式：有些展览工厂与客户签订的长期合作协议或者特定项目合同中，已经将所有服务相关费用打包在内，无论项目是本地还是外地，都按照既定的总价执行，不再单独区分差旅费或远程协调费。比如，一家大型企业与固定的展览工厂签订年度展览服务合同，约定了全年所有展览项目统一按照固定价格标准结算，不管项目地点在哪，都不再额外收取这类费用。