优化前期筹备工作
精准的项目评估：在承接外地项目前，安排专业团队对项目进行全面且细致的评估。详细了解项目的规模、搭建要求、复杂程度等情况，准确预估所需的材料、人力以及时间成本，避免因前期评估不准确而造成后续资源浪费或成本超支。例如，对于一个大型展会项目，要精确统计出不同类型、规格的搭建材料用量，以及各工种的大致工时需求，防止材料采购过多或人力安排冗余。
合理的方案设计：根据项目所在地的实际情况以及客户需求，设计出既符合展览效果又便于实施且成本较低的搭建方案。可以充分利用当地现有的材料资源，或者采用一些便于运输和组装的模块化搭建结构，减少运输成本和搭建难度。比如，在有丰富木材资源的地区开展项目时，适当选用当地木材进行部分搭建，既能节省材料采购及运输成本，又能体现地方特色。
改进资源调配方式
整合材料采购渠道：拓展并整合材料采购渠道，寻找性价比高的供应商，尤其是项目所在地周边的优质供应商。通过批量采购、长期合作等方式争取更优惠的价格，同时降低运输距离和成本。例如，与当地的建材市场建立合作关系，集中采购搭建所需的板材、管材等基础材料，既能保证材料及时供应，又能减少从工厂所在地远距离运输带来的高额费用。
灵活调配人力：根据项目的进度和需求，灵活调配人力。可以采用本地与外地人员相结合的方式，在项目所在地招募部分有经验的临时工作人员，他们熟悉当地环境，能减少因外地人员不熟悉情况而产生的沟通协调成本，同时也能降低差旅等人力成本。比如，对于一些基础的搭建辅助工作，雇佣当地工人完成，而关键的技术工种则从工厂派遣专业人员前往指导和把控质量。
提升运输及物流效率
优化运输路线规划：运用专业的物流规划软件或与专业物流团队合作，精心规划运输路线，避开拥堵路段、高收费路段等，选择最经济、高效的路线将搭建材料和设备运往项目所在地。例如，对比不同的高速公路、国道等线路的收费情况和预计通行时间，选择综合成本最低的路线进行运输。
合理选择运输方式：根据材料和设备的特点、重量、体积以及项目的时间要求等因素，科学选择运输方式。对于紧急且轻便的物品可以选择航空运输；对于大批量、非急需的材料可采用铁路或公路货运等成本相对较低的运输方式。比如，一些大型的、不易损坏的钢结构搭建材料，选择铁路运输往往比公路运输更能节省成本。
加强现场管理与沟通
严格的成本监控：在外地项目现场安排专人负责成本监控，实时跟踪各项费用的支出情况，与预算进行对比分析，一旦发现成本超支的迹象，及时查找原因并采取相应的措施进行调整。例如，若发现某阶段人工费用超出预算，分析是工作量增加还是人员效率低下等原因造成的，进而针对性地解决问题，控制成本。
高效的沟通协调：加强与项目所在地的各方（如场馆方、供应商、客户等）的沟通协调，减少因沟通不畅导致的额外成本增加。例如，与场馆方提前沟通好材料进场、搭建时间等安排，避免因时间冲突而产生的仓储费用或延误工期带来的罚款等成本；与供应商保持良好沟通，确保材料质量和供应时间，避免因材料问题返工而增加成本。